我國檔案管理工作是指“過去和現(xiàn)在”的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。因此，檔案管理工作看似簡單，也不讓人起眼，但實際上其保密性及管理責任重大。
近年來，隨著地方經(jīng)濟的快速發(fā)展，四川內(nèi)江市檔案局根據(jù)國家和四川省檔案局的要求，從日常管理已經(jīng)上升到社會服務體系高度，檔案管理工作步入了數(shù)字信息化“時代正軌”。
記者采訪了解到，今年上半年，內(nèi)江市檔案局在內(nèi)江市委、市政府的正確領(lǐng)導下，在四川省檔案局的精心指導下，全面貫徹黨的十八大、十八屆六中全會、省第十一次黨代會和市委第七次黨代會、七屆二次全會精神，抓班子帶隊伍，推進落實檔案工作年度目標任務，把握機遇，建設(shè)新館，搶救資源，打造特色，服務群眾，提前完成了既定目標任務，成效顯著。
據(jù)統(tǒng)計，今年1至6月既定目標任務基本完成：征集文化名人檔案、作品、資料等185件，占目標任務的61.7%;接收檔案5523卷，占目標任務55.2%;提供利用檔案13935卷次，占目標任務的69.7%;監(jiān)督指導39個市級單位完成2016年文件材料歸檔工作，占目標任務的55.7%;培訓檔案人員410人，占目標任務的136.7%。
與此同時，完成國家重點檔案(民國檔案)文件級目錄數(shù)據(jù)采集52311條，占目標任務的65.4%;監(jiān)督指導精準扶貧檔案工作，印發(fā)部署要求文件，加強脫貧村歸檔工作指導;配合內(nèi)江建工做好市檔案館建設(shè)相關(guān)工作，完成了規(guī)劃許可證、初設(shè)審查及施工圖審查等前期手續(xù)辦理;積極開展館藏民生檔案數(shù)字化工作，簽訂了委托代理招標協(xié)議，該項目正在申報計劃中。
檔案管理進入了數(shù)字信息化體系
檔案管理應當不斷創(chuàng)新，建立健全數(shù)字化管理體系尤為重要。根據(jù)發(fā)展思路，內(nèi)江市檔案局(館)主動“走上去”，爭取檔案數(shù)字化工作支持和幫助。與四川省檔案局檔案科學技術(shù)研究所簽署《數(shù)字檔案館(室)建設(shè)合作協(xié)議書》。
采取“院地合作”模式結(jié)成穩(wěn)定合格關(guān)系，最大限度節(jié)約時間和技術(shù)成本，確定使用適應新要求的技術(shù)應用軟件，落實數(shù)字檔案館(室)標準化建設(shè)，夯實數(shù)字檔案工作技術(shù)支撐。
具體做法：“一是合用軟件，二是合辦培訓、三是合力推進”。今年5月以來，該局與四川省局科研所、內(nèi)江師范學院聯(lián)合舉辦《數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)》應用培訓會，對全市各機關(guān)、團體、企事業(yè)單位200多名檔案工作人員進行培訓，有關(guān)省科研所技術(shù)人員通過多媒體對軟件功能及操作進行詳細講解，各參會人員現(xiàn)場操作，做到應知應會。
在內(nèi)江市委、市政府及領(lǐng)導高度重視內(nèi)江市檔案信息化建設(shè)工作，有關(guān)市委、市政府領(lǐng)導對市檔案局《關(guān)于推進內(nèi)江市數(shù)字檔案館(室)建設(shè)情況報告》作出批示，市檔案局及時貫徹落實，安排各科室通力合作，主動協(xié)調(diào)有關(guān)部門，積極推進全市檔案信息化、數(shù)字化工作。
實際證明，通過“館、所、校”合作檔案數(shù)字化應用技術(shù)培訓落地見到了實效，有力推進了檔案管理工作效率，這就是敢于“走上去”帶來的巨大收獲，對于推進數(shù)字檔案建設(shè)奠定堅實基礎(chǔ)。
為積極貫徹《內(nèi)江市電子文件管理“十三五”規(guī)劃》，內(nèi)江市檔案局根據(jù)國家、省、市數(shù)字檔案室建設(shè)相關(guān)要求，結(jié)合本地實際印發(fā)《關(guān)于加快推進數(shù)字檔案室建設(shè)的意見》，做到了“三個明確”。
一是對建設(shè)要求進行明確�！兑庖姟穼�(shù)字檔案室建設(shè)要求、數(shù)字檔案資源建設(shè)、檔案實體與信息安全、質(zhì)量管控及數(shù)據(jù)驗收等方面提出了明確的任務和要求。
二是對時間節(jié)點進行明確。要求各單位要切實把數(shù)字檔案室建設(shè)納入到本單位信息化建設(shè)總體規(guī)劃當中，有計劃有步驟地開展工作。市直機關(guān)、企事業(yè)單位自2017年開始，凡屬國家綜合檔案館接收進館范圍單位在移交檔案時均要施行紙質(zhì)檔案實體與檔案目錄數(shù)據(jù)、全文數(shù)據(jù)的“雙套制”移交。
三是對業(yè)務規(guī)范進行明確。在《意見》印發(fā)的同時，將《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)范作為附件一并印發(fā)，引導和規(guī)范數(shù)字檔案室建設(shè)，確保各單位電子文件和數(shù)字檔案的安全規(guī)范和有效管理。
“三個推進”產(chǎn)業(yè)園區(qū)檔案提質(zhì)增效
在建立檔案數(shù)字化體系建設(shè)的同時，內(nèi)江市檔案局還積極參與社會服務，不斷推進產(chǎn)業(yè)檔案管理服務體系。
為進一步規(guī)范和加強產(chǎn)業(yè)園區(qū)檔案工作，積極貫徹《四川省產(chǎn)業(yè)園區(qū)檔案管理辦法(試行)》，內(nèi)江市多措并舉開展產(chǎn)業(yè)園區(qū)檔案工作，推動園區(qū)檔案提質(zhì)增效。
“一是推進保障性建設(shè)”。檔案部門主動對接內(nèi)江經(jīng)開區(qū)、高新區(qū)等園區(qū)管委會，通過開展檔案專題座談，對檔案工作進行雙向溝通，建立健全園區(qū)及入駐企業(yè)、代管單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)，保障檔案設(shè)施設(shè)備配置，選派園區(qū)檔案人員送省培訓提升業(yè)務能力，切實貫徹《四川省產(chǎn)業(yè)園區(qū)檔案管理辦法(試行)》。全市設(shè)立園區(qū)專兼職檔案人員15名，組織園區(qū)檔案人員培訓87人次。
“二是推進規(guī)范化管理”。檔案部門主動跟進服務園區(qū)建設(shè)，對新建園區(qū)檔案工作實行“早介入、早規(guī)劃、早落實”模式，新建園區(qū)統(tǒng)一按照規(guī)范化管理標準進行規(guī)劃指導，園區(qū)區(qū)域托管時按照時間節(jié)點對托管單位檔案處置工作進行及時指導。
截止目前，全市產(chǎn)業(yè)園區(qū)達規(guī)范化管理檔案室5個，其中省二級1個，省三級4個，為地方產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟發(fā)展起到了應用的作用。
“三是推進檔案信息化建設(shè)”。以開展數(shù)字檔案室建設(shè)為抓手，通過數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)、四川省電子文檔管理系統(tǒng)軟件為載體，建立園區(qū)檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫，穩(wěn)步推進信息化進程。
今年以來，該局跟進指導內(nèi)江高新區(qū)開展數(shù)字檔案室建設(shè)試點工作，截止今年7月，該局已完成園區(qū)成立以來所有室藏文書檔案全文數(shù)字化14384頁，793件，并已進行應用軟件系統(tǒng)全文數(shù)據(jù)掛接，成為內(nèi)江市首個實現(xiàn)文書檔案全文檢索電子利用，紙質(zhì)檔案與電子檔案“雙套制”并行的檔案室。
檔案管理為精準扶貧攻堅助力
今年以來，內(nèi)江市檔案局按照中央、省、市脫貧攻堅相關(guān)精神，主動跟進融入到全市脫貧攻堅檔案工作中，深入基層調(diào)研指導，多措并舉開展監(jiān)督指導，全市精準扶貧檔案工作得到了有序推進，發(fā)揮了積極性作用。
內(nèi)江市檔案局充分整合行業(yè)資源，發(fā)揮部門聯(lián)動效應，由市檔案部門和市扶貧移民部門聯(lián)合發(fā)文部署精準扶貧檔案歸檔工作。對2016年退出的63個貧困村、8777戶貧困戶資料歸檔工作就“歸檔時間、歸檔標準、檢查方式”進行明確，促進扶貧資料各層級單位檔案工作主體責任意識。
在具體工作中，該局建立了市級負責檔案業(yè)務指導人員培訓，縣(區(qū))級負責基層檔案人員培訓的機制，通過精研規(guī)范、定期研討、異地考察等練兵方式提升檔案業(yè)務指導人員業(yè)務素質(zhì)，并從中選取精準扶貧檔案培訓指導師資力量，充實到各基層單位開展脫貧攻堅檔案培訓和跟蹤指導工作中。同時，培訓注重“三個結(jié)合”，將檔案業(yè)務人員培訓與基層檔案人員培訓相結(jié)合，理論培訓與實操演練相結(jié)合，上門專題培訓與“互聯(lián)網(wǎng)+”定點答疑相結(jié)合，全面提升培訓效果。
與此同時，國內(nèi)根據(jù)實際情況，該局按照“一縣(區(qū))一試點”的工作思路，確定隆昌縣石碾鎮(zhèn)唐家橋村等5個精準扶貧檔案試點單位，以試點村建設(shè)推進區(qū)域鋪開。建立扶貧部門牽頭負責，檔案部門主動跟進指導，鎮(zhèn)村干部、駐村干部、第一書記共同參與的檔案工作機制，在重點培育試點村檔案的基礎(chǔ)上，選擇試點工作開展良好的貧困村，作為現(xiàn)場教學點，分期分批組織各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、貧困村檔案人員到試點村參觀學習，為檔案規(guī)范整理提供有效借鑒。
檔案信息化措施建設(shè)凸顯新成效
檔案數(shù)字信息化建設(shè)，是一個長期堅持不斷創(chuàng)新的一項重大系統(tǒng)工程，建立健全原始基礎(chǔ)數(shù)字十分重要。針對全市存在的復雜性，內(nèi)江檔案局從“四個”方面夯實了數(shù)字化加工基礎(chǔ)。
一是夯實檔案全文數(shù)字化基礎(chǔ)。實施館藏民生檔案數(shù)字化加工項目，對內(nèi)江制藥廠等25戶改制企業(yè)原職工個人檔案相關(guān)信息進行全文數(shù)字化加工，共著錄案卷級目錄數(shù)據(jù)23066條，文件級目錄數(shù)據(jù)48364條，全文數(shù)字化60余萬頁。
二是夯實檔案數(shù)字化目錄基礎(chǔ)。實施國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)項目，按照國家檔案局關(guān)于國家重點檔案目錄基礎(chǔ)體系建設(shè)的標準和要求，對內(nèi)江《民國檔案文件級目錄采集操作辦法》進行專題培訓和采集。目前，已采集民國川康區(qū)食糖專賣局(11全宗)檔案文件級目錄數(shù)據(jù)1萬余條。
三是夯實網(wǎng)站管理、運行基礎(chǔ)。加強組織領(lǐng)導，落實責任，堅持主要領(lǐng)導負總責、分管領(lǐng)導具體負責、確定一名專職人員負責具體工作，通過明確責任，細化網(wǎng)站管理日常工作要求，確保網(wǎng)站正常運行。定期開展網(wǎng)站運行情況全面檢查，對未及時更新的欄目進行更新，主動公開檔案工作信息、檔案機構(gòu)信息、檔案資源信息、檔案利用服務信息，對不能正常訪問的頁面及時處理。目前，檔案門戶網(wǎng)站發(fā)揮了積極服務作用，累計點擊率達40多萬人次。
四是夯實館藏檔案資料基礎(chǔ)。大力開發(fā)檔案文化產(chǎn)品，通過加強館際、部門及個人文化產(chǎn)品交流，近年共接收各類資料2035件，豐富了館藏。嚴格按照報紙和期刊的整理要求，對2016年全年的報紙和期刊雜志進行全面系統(tǒng)的整理裝訂。共整理裝訂報紙5種，共28本;整理雜志圖書78種，共884本;今年文化產(chǎn)品工作正繼續(xù)加強，任務將越來越重。
隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，檔案管理工作將任重道遠，檔案管理不能局限于檔案部門負責，必須轉(zhuǎn)變服務方式，從資料提供者向信息服務者轉(zhuǎn)變，依靠現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，降低檔案人員壓力，避免資料歸置出現(xiàn)錯誤。因此，加大檔案數(shù)字信息建設(shè)，是新時期檔案管理系統(tǒng)工作的需要，也是經(jīng)濟社會服務不可缺少的責任所在。
內(nèi)江檔案局在時代背景下，走在了地方數(shù)字化信息檔案管理工作的最前沿，是敢于改革創(chuàng)新的結(jié)果，內(nèi)江“檔案人”在成績面前不會停步，檔案管理工作正迎接數(shù)字信息化時代進步的挑戰(zhàn)。(本報記者 郭入源報道)
